למתכנני אירועים ישנם כותרות תפקיד רבות ושונות, אך פונקציות הליבה עליהן הן עובדות כולן נופלות בתחום ניהול האירועים. אנשים רבים חושבים על מנהל אירועים כמתכנן חתונה או קונצרטים, אך תחום ניהול האירועים כולל הרבה יותר. פונקציות ניהול אירועים זמינות בכל התחומים, החל מתכנון ואיוש אירועים מיוחדים וכלה בתכנון אירועים כגון חתונות, קונצרטים ואירועי חברה. המשימות העיקריות של המתכנן כוללות מעקב אחר זמן ההשקעה באירוע, הבטחת הלקוח להקים את המתקן הנכון, ניהול צוות התחזוקה ומשימות אחרות הקשורות למקומות הבסיסיים להצלחת האירוע. מנהלים מתזמנים פרטי אירוע, מנהלים את תהליך בחירת המקום, יוצרים ומנהלים תקציבים ולוחות זמנים, דואגים לספקים, מסייעים במשא ומתן על חוזים ומסייעים בתכנון, תזמון וניהול צוות המתנה.
מה ש- IBM עושה דורש התמקדות זהה בפרטים, מבלי לשכוח להשיג את תיק האירועים בכל פעם, כמו שקורה בכל חברה אחרת.
לא משנה מה גודל האירוע
עליכם להקצות אנשי מקצוע ואתם זקוקים למתכנני אירועים ומנהלים. כמנהל אירועים, מנהל, מתמחה או מתנדב, אנו זקוקים שתזמינו את המוחות הטובים ביותר שתוכלו להשיג וארגנו את הצוות שלכם כך שנוכל לעבוד בצורה חלקה יחד כדי להשיג את יעדי האירוע שלנו. אתה עובד גם עם המתכננים שאתה פוגש, אך אתה מארגן אירועים משלך כמו גם של חברות וארגונים אחרים בענף שלך.
למידע נוסף אודות הפקת אירועים ביד אליהו מומלץ לבקר באתר yadeliyahu.net
מניסיוני
אתה יכול לקחת על עצמך אירועים גדולים מורכבים יותר לניהול, לערב לקוחות בולטים וכרוכים בתקציבים גדולים. לדוגמא, מנהל אירועים יכול לקבוע האם הוא עובד רק לאירועים גדולים או מטפל במשימות אירוע – יותר משימות יום מאשר תכנון לפני האירוע. עם זאת, הם יכולים גם לתכנן את כל ההיבטים באירוע והם עשויים להיות אחראים או לא עשויים להיות אחראיים לרכיבים מסוימים בתהליך האירוע המנוהלים על ידי מתכנני האירועים.
לקוחות המחפשים מישהו שיכול לבצע את כל הפונקציות של ניהול אירועים עשויים שלא להבין מדוע מתכנן אירועים אינו מסוגל לענות על צרכיהם. יתכן שהם התחילו לתכנן אירועים עבור חברות אחרות לפני שהחליטו לסגת מהעסק עם מתכנני אירועים.
ניהול האירועים חייב להיות מעל לכל הבעיות ולתאם עם מתכנני האירועים
כדי להבטיח שהכל יעבוד כמתוכנן. צוות ניהול האירועים עובד עם האירוע מראש ומבטיח שהאירועים יתקיימו כדי שהמשתתפים יראו את כל הבעיות. הם מתחילים בהתבוננות בתגובות האורחים, בשיחה עם המשתתפים ובחיפוש אחר בעיות בשירות האורחים וכו '. אם בדרנים מאחרים או חדרי כנסים מוצפים, על ניהול האירועים להיות בעל תוכנית לנושא זה ולנושאים אחרים.
כדי לעזור ללקוחות להבין איזה סוג של אנשי מקצוע בתעשייה הם זקוקים, כדאי להגדיר בבירור את ההבדל בין תכנון אירועים לניהול אירועים. משימות מסוימות הן באחריות מתכנני האירועים וחלקן באחריותם של מנהלי האירועים, אך חשוב שהלקוח יהיה מודע לאחריות של ניהול האירועים ואילו משימות ותחומי אחריות יש לו.
כל אירוע שונה באופיו ותהליך תכנון וביצוע האירועים שונה בהתאם לסוג האירוע
תהליך ניהול האירועים נועד לסנן ולסווג אירועים על מנת לאמץ אמצעים מתאימים במידת הצורך. ITIL 4 מתייחס לניהול אירועים כניהול שירותים, אך שם זה נוהג ניטור וניהול אירועים. אחת המטרות של ITil Event Managerbe היא להבטיח פיקוח מתמיד על רכיבי התצורה (CIs) ושירותים.
אלפי אירועים מתקיימים מדי שנה וכל אירוע יכול להתקיים על ידי מגוון ארגונים
החל מאירועים מקומיים קטנים וכלה באירועי חברה גדולים. יש מומחים לניהול אירועים שנוסעים הרבה כדי לשרת לקוחות במקומות שונים, בעוד שאחרים מתמקדים בניהול אירועים באזור גיאוגרפי. מנהלי אירועים עסקיים מארגנים סביבה המותאמת אישית, כמו כנס או אירוע עסקי. ריצות אירועים מקומיות קטנות יותר נמצאות לעיתים קרובות בעיירות קטנות, בעוד שאירועים גדולים יותר דורשים ניסיון מיוחד בתכנון אירועים.
ניהול אירועים יכול לכלול הזמנת מיקום אירוע ועבודה מול ספקים על מנת להבטיח שהכל מוכן לאירוע, כמו גם תכנון ותזמון.
אנשים המתמחים בניהול אירועים מתמקדים ביצירת האירוע הטוב ביותר האפשרי עבור לקוחותיהם
אחד התחומים שבהם התקשורת עלולה להיכשל, במיוחד עם הלקוחות, הוא הבנת ההבדל בין ניהול אירועים לתכנון אירועים. מנהלי אירועים וצוותיהם עובדים לעיתים קרובות יחד, אך ישנם גם מתכנני אירועים העובדים עם מנהלי אירועים, מה שמחמיר את בעיית התקשורת. בדרך זו, כולם מבינים את כיוון התכנון ויכולים לזהות בעיות שמתעוררות בשלב מוקדם.
מנהל האירועים מתחיל לתכנן את האירוע על ידי פגישה עם הלקוח ואיסוף מידע אודות חזונו אליו. צוות ניהול האירועים יהיה במקום לארגן את האירועים ולפתור כל בעיה. אם נדרש דובר לאירוע, הוא מתאם עם לקוח כדי שיעסיק את הדובר.
